Kilpailu- ja harjoitusmatkojen järjestämisen ja tukemisen periaatteet
Tämä ohje koskee kaikkia, jotka edustavat Koyamaa. Tästä ohjeesta voidaan hallituksen päätöksellä perustellusti poiketa tapauskohtaisesti.
1. Päävalmentaja yhdessä vastuuvalmentajien kanssa tekee eri ryhmien tapahtumasuunnitelman. Urheilijat, jotka kuuluvat Suomen Judoliiton 1 –maajoukkueeseen, tekevät oman henkilökohtaisen kilpailu- ja harjoittelutapahtumasuunnitelman, joka hyväksytetään seuran päävalmentajalla.
Seura järjestää jokaiseen tapahtumaan yhden yhteisen matkan ja tukee sitä. Jäsenen osallistuessa suunnitelmasta poikkeavaan tapahtumaan tai poikkeavalla tavalla, hän vastaa kaikista järjestelyistä ja kuluista itse, mutta ilmoittaa ja hyväksyttää matkan päävalmentajalla.
2. Ilmoittautuminen joukkueen suunnitelman mukaisiin tapahtumiin tulee tehdä seuran nettisivujen kautta ennen etukäteen määriteltyä aikarajaa.
3. Maksut kaikkiin suunnitelman mukaisiin tapahtumiin hoidetaan keskitetysti seuran toimesta. Esimerkiksi osallistumismaksut ja majoitus- ja kuljetusmaksut.
4. Ne kulut, joita seuralle tapahtumasta aiheutuu, laskutetaan suoraan jäseneltä tapahtuman jälkeen. Seuran tuki tapahtumaan vähennetään kulujen kokonaissummasta ennen laskutusta. Matkoilla, joiden kulut ovat normaalia huomattavasti suuremmat, voidaan osallistujia laskuttaa myös etukäteen.
5. Seurasta riippumattomista syistä peruuntuneesta matkasta seura laskuttaa seuralle koituneet kustannukset (esimerkiksi lento- ja matkaliput, majoitus- ja ilmoittautumismaksut, joista ei ole saanut korvausta peruutuksesta huolimatta). Sairastumis- ja loukkaantumistapauksissa jäsen voi hakea korvausta omasta matkavakuutuksestaan kuluista, jotka seura on laskuttanut.
Hallituksen päätös 28.10.2018